2　主任は、各課長が総務課長に協議して所属の職員のうちから命ずる。

2　各課には、次の各号に掲げる帳簿を備えなければならない。

2　文書の記号は、別表のとおりとする。

3　文書の番号は、第25条の規定により原議に付された番号とする。

2　2以上の課に関連のある文書は、その関係の最も深い課に配布する。

3　主管が明らかでない文書は、総務課において当該文書の主管課について町長の決定を受け、当該主管課に配布する。

2　施行期日が指定され、又は予定されている事案の処理は、回議、決裁等必要な手続に要する日時を考慮して起案しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、緊急を要するものについては、上司の指示を受け、電話又は口頭で処理することができる。この場合においては、軽易なものを除き、その処理要旨を文書により明らかにしておかなければならない。

2　特別の事情により処理期限内に処理しがたい場合においては、その旨及び理由をあらかじめ総務課長に連絡し了解を受けなければならない。

2　回議書の内容が他の課に関係するものであるときは、その関連する課長の査閲又は決裁を受けなければならない。

3　前項の回議書について、関連する課との間で意見を異にするときは、町長又は副町長が決定するものとする。

2　課長名で施行する文書については、課の主任の審査を受けなければならない。

3　総務課長又は主任は、回議書の内容及び形式について審査し、形式面その他軽易な誤りにあってはこれを修正し、その他のものにあっては主務課又は起案者に連絡して加除、訂正その他の措置を求めるものとする。

4　総務課長又は主任は、審査にあたりその事案について説明を求め、又は参考資料を提出させることができる。

2　施行を要する原議は、別に決裁を受けなければ、廃案にし、又は施行を保留することができない。

2　前項本文の規定にかかわらず、施行する文書の軽重により、副町長又は課長の名で施行することができる。

2　文書の番号は、会計年度ごとに一連番号とする。ただし、往復文のうち、同一案件に関するものについては、当該案件が完結するまで同一のものを用い、その案件が2年以上にわたるものについては、次年度以降は最初の年度の数字をその記号に冠するものとする。

3　条例、規則並びに規程形式を用いる訓令及び告示の番号は、前項の規定にかかわらず、暦年ごとに一連番号とする。

2　前項ただし書の規定により公印の押印を省略する場合は、発信者名の下に「(公印省略)」と表示するものとする。

3　行政処分、契約、登記又は証明に関する書類その他特に必要と認める文書には、契印、割印又は訂正印を押さなければならない。

2　前項の場合において、親展扱いの文書、第3種及び第4種郵便物、特殊取扱郵便物並びに小包郵便物は、主務課において封入又は包装し、その他のもの(第1項第1号ただし書の規定により発送するものを除く。)は、あて先を明記した封筒を添えなければならない。

2　主任は、前項の通知を受けたときは、総務課長に速やかに処理状況を報告しなければならない。

2　重要な文書は、災害に際し、いつでも持ち出すことができるようにあらかじめ準備し、紛失、火災、盗難等に対する予防措置を講じなければならない。

2　文書の保存期限は、会計年度によるものは翌年度の初期から、暦年によるものは翌年の初日から起算するものとする。

2　総務課長は、前項の規定による引継ぎを受けるときは保存期限、編集製本等について調査し、適当と認めるものは引継ぎを受け、文書の保存期限の種別ごとに整理し保存するとともに、文書保存カードを整理保管しておかなければならない。

2　総務課長は、文書の借覧を承認したときは、文書貸出簿(様式第22号)に記入のうえ貸し出さなければならない。

3　借覧期間は、7日以内とする。ただし、総務課長が承認したときは、この限りでない。

2　総務課長は、保存年限を経過した文書で主務課長が必要と認めるものについては、さらに年限を定めてこれを保存することができる。

3　総務課長は、保存年限を経過しない文書で主務課長との協議により保存の必要がないと認めるものについては、これを廃棄することができる。

4　総務課長は、主務課長と協議のうえ、永年保存文書を10年後、その後5年毎に調製し、その都度不用な文書を廃棄することができる。

5　総務課長は、前項の処分をしたときは、文書保存カードを整理しなければならない。

この規程は、昭和57年4月1日から施行する。

この訓令は、昭和61年8月1日から施行する。

この訓令は、平成2年1月1日から施行する。

この訓令は、平成8年4月1日から施行する。

この訓令は、平成10年9月30日から施行し、平成10年7月1日から適用する。ただし、第27条の改正規定は、平成10年10月1日から施行する。

この訓令は、平成13年4月1日から施行する。

この訓令は、平成14年4月1日から施行する。

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

この訓令は、平成17年10月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際、この訓令による改正前の涌谷町職員服務規程、涌谷町宿日直規程、涌谷町農業高齢者肉用牛貸付基金事務取扱規程及び涌谷町文書取扱規程により定められていた様式による用紙で、現に残存するものは、所要の修正を加え、なお使用することができる。

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

この訓令は、平成20年6月1日から施行する。

この訓令は、平成22年11月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際、この訓令による改正前の涌谷町職員服務規程、涌谷町宿日直規程、涌谷町土地開発基金運用規程、涌谷町農業高齢者肉用牛貸付基金事務取扱規程及び涌谷町文書取扱規程により定められていた様式による用紙で、現に残存するものは、所要の修正を加え、なお使用することができる。

この規程は、平成25年4月1日から施行する。

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

この訓令は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この規程は、令和2年4月1日から施行する。